知识管理——一项倡议

摘要

组织的知识管理目标必须能够利用组织知识为企业带来收益。通用的组织知识管理提供了知识管理理念的基本理解。实施这一理念的范围涉及人们、流程和技术之间交互方式的全面改变，并受到统一的企业文化的影响。本白皮书提出了在从个人到组织的不同层级维护知识库的方法。此外，还提出了一个知识管理框架。白皮书还解释了知识利用的七层结构。

引言

在以组织知识为根基的企业组织结构中，通过管理思维方式来获得商业效益的道路，就是管理思维方式。起初，科技公司最能体会到这种管理理念的相关性。

有效的创新产品对于那些与核心知识产业相关的组织的生存、增长和盈利至关重要。就当前数据而言，一家公司仅利用其可用知识资产的20%。这个数字显示了被整合的平均生产能力。这一事实揭示了可以为组织内的生产和盈利能力提供动力的未开发潜力。

知识产业的当前趋势表明，对流动知识（知识工作者）的依赖性超过70%，而对静态知识（文档信息）的生产依赖性很小。重要的是，我们要将流动知识管理到知识库中，这些知识库会随着时间的推移而增长，成为相关信息和专业知识的重要来源。

现代企业必须采取一种深思熟虑和系统化的方法来管理创新和专业知识的驱动因素，以创造和提供有效的服务，从而保持竞争优势。

知识管理

知识管理始于参与创新的个人层面，如果广泛实践，可以提高组织实现发展成果的能力。知识管理就是将现有的原始数据转化为可理解的信息，形成一个可重用的知识库，用于提供任何预见到类似经验的未来服务。

当个人将他们的个人知识管理系统与组织知识管理系统联系起来时，看到直接的好处，知识管理工具才能发挥作用。知识工作者必须相信，为组织知识管理项目做出贡献的琐碎工作对他们自己以及他们工作的社群都有益。

在个人层面，知识管理涉及一系列相对简单且成本低廉的技术和工具，任何人都可以使用它们来获取、创造和共享知识，扩展个人网络，并与同事协作，而无需依赖组织的技术或财务资源。当从底向上，一次由一名开发人员实施时，这些技术可以提高生产力和热情，并有助于建立势头，从而克服自上而下、全组织范围的知识管理倡议的技术和社会障碍。

个人知识管理技能

知识管理中最关键的是人的因素，而不是复杂的电子和网络工具。正是个人知识管理驱动着组织中的知识管理。个人知识管理技能包括：

1. 人们过滤信息过载的方式
2. 有效的阅读
3. 简洁的笔记
4. 理解和分析信息
5. 综合信息
6. 与他人有效沟通
7. 有效地共享知识

这些技能需要在工作描述、培训课程、绩效评估和组织战略计划中得到认真关注。需要找到创造性和实用的方法来鼓励持续的组织和个人学习，并提高可共享以改进组织技能集的信息传递的质量和清晰度。

当有意识地实践时，知识管理可以培养如何获取相关信息而不必阅读大量信息的学习能力。对信息接收和传输的控制增加了知识工作者在组织内的价值。要求知识工作者认为，发展自己对知识获取和评估的创造性方法是组织的一项指令。

组织知识管理技能

组织应通过有意识地关注知识工作者管理个人知识的活动和方法，并从组织层面加以利用，来支持个人知识管理。必须鼓励在整个组织和项目内高效的知识管理行为。

必须非常仔细地审查知识管理软件和网络工具，并选择一个“适合”人们的工具。该工具应有助于提高工作效率并帮助管理时间。借调的工程师将受益于在线知识管理数据库，该数据库将使他们了解最新的信息库。该工具可以是一个简单的手持计算设备，也可以与数据库同步。

知识管理工具超越了电子或纸质数据存储库。它们包括实践社区，通过这些社区，人们可以创建个人有意义的知识网络。组织需要通过赋能、鼓励和奖励知识工作者加入专业和特殊兴趣小组来鼓励他们利用实践社区。我建议在组织内部网中开展这些社区和讨论论坛。

通过这个平台，我建议组织为每个项目设立一个项目管理协调员、知识领导者或项目负责人，他们将被赋予项目内具体的知识管理相关目标。

可以通过各种方法加强组织内的知识管理，例如入职培训计划、在线讨论板、促进组织内知识共享的演示和研讨会。

流程图代表了针对焦点组织目标的各种输入和行动如何导致结果。知识管理有助于在组织目标的影响下，精简思想、问题、项目和部署，从而提高生产力。

知识转移过程

组织中的知识有两种类型：隐性知识，我称之为流动知识；显性知识，我称之为静态知识。前者很难捕捉，因为它更是一种人通过在特定项目中的经验在一段时间内获得的专业知识。捕捉这种知识需要思维过程。这可以是在两个人之间的转移，而不是从一个人到计算机，反之亦然。这是一个相对困难的过程。一个人无论走到哪里都会带走他的专业知识，这无法学习或转移。这只能随着时间的推移而发展。举个例子，让一个人明确地解释如何游泳，他无法定义，但他可以做到。

组织知识管理框架

创建和发现	创造力技术 数据挖掘 知识挖掘 业务模拟 内容分析
共享和学习	学习分析 最佳实践分享 事后回顾 项目特定演示 跨职能团队 研讨会
组织和管理	垂直领域特定知识中心 专业知识分析 知识地图 信息审计/库存

对于划分为处理不同领域项目（我称之为垂直领域）的部门的组织结构，维护垂直领域特定知识中心将是一项有价值的实验。这些中心可以由一位知识协调员或项目负责人领导。他将负责将整个垂直领域的信息同步到一个通用的垂直领域特定知识库中。团队负责人和项目负责人将有责任确保其项目中的每一位成员不仅做出贡献，而且还通过实践使用这个知识库来提高工作绩效。

为了分析该系统的输出，建议进行“事后回顾”和“学习分析”。

稍后，当它发展成一个庞大的相关信息知识库时，将需要进行频繁的“信息审计”来更新/删除过时的信息。此外，如果我们将可用的信息库按专业进行分类，并且流程和培训团队与知识协调员合作，利用这些信息来培训新加入项目的员工，让他们在项目期间从事特定类型的工作，这将成为一种驱动优势。

实施七层结构

在成功实施所述框架后，组织的软件工程师将通过专注于“七层结构”中的少数几层来利用知识的价值。

• 客户知识 - 提高绩效最关键的知识。
• 流程中的知识 - 在执行核心任务时应用最佳的知识。
• 产品（和服务）中的知识 - 开发更有效和创新的产品。
• 人中的知识 - 培养和利用脑力，这是你最宝贵的财富。
• 组织记忆 - 从过去的经验或组织内的其他地方吸取教训。
• 关系中的知识 - 支撑成功协作的深层人际知识。
• 知识资产 - 衡量和管理个人知识资本。

挑战在于将个人知识转化为组织知识，并将显性知识和隐性知识锁定在组织中。实施之后，我们可以制定一个成功的知识管理策略，将个人知识转化为组织知识，从而增加企业的价值。

知识管理与内容管理

知识管理和内容管理经常被解读为同一棵树的果实，但在了解了 KMS 的如此多的内容之后，我觉得本文的精髓将不完整，如果没有对 KMS 和 CMS 工具之间的比较。

SharePoint Portal Server	内容管理服务器
SharePoint Portal Server 是面向知识工作者的工具，为他们提供了组织、查找和共享信息的强大新方法。	内容管理服务器是面向内容作者的工具，为他们提供了快速有效地构建、部署和维护高度动态的网站的途径。
集中访问点	网站内容管理
SharePoint Portal Server 是通过定制的基于 Web 的门户界面结合强大的*企业搜索*技术，访问业务关键信息和应用程序的集中点。	内容管理服务器是企业网站内容管理产品，使您的公司能够快速有效地设计、发布和管理高度动态和定制化的网站。 内容管理服务器还提供了一个分布式创作和发布环境，利用内置工作流加速网站创建。
文档协作
Sharepoint Portal Server 提供了一个文档协作和管理解决方案，对于 Office、Windows 操作系统和 Internet Explorer 用户来说尤其直观。
Content	Content
SharePoint Portal Server 通常用于存储文档中的业务信息，如 Word 文档、电子表格和 PDF 文件。SharePoint Portal Server 提供此类内容的部门管理，并使其可用于企业搜索和发布到内部网门户。	内容管理服务器用于存储网站内容，如文本、图形、视频和应用程序逻辑。此类内容由业务用户使用模板在通过内容管理服务器构建和管理的网站上发布。
特点	特点
发布到内部网门户网站：内部网门户使用户无论在组织内部还是外部，都能搜索并访问关键业务信息，无论其格式如何。 跨多个位置搜索：使用户能够轻松搜索各种来源，包括 SharePoint Portal Server 工作区、网站、文件系统、Microsoft Exchange Server 文件夹和 Lotus Notes 数据库。 基于用户角色的文档访问：基于角色的安全可帮助您控制对文档和其他类型内容的访问。 审阅和批准：文档路由可让您控制文档何时准备好发布到内部网门户网站。	非技术业务用户的贡献内容：一个易于使用的基于浏览器的工具使非技术用户能够创建和管理自己的内容。 基于角色的工作流和审批：内置工作流和审批流程确保发布网站上的内容始终准确且最新。 个性化和定向内容：可以通过将元数据属性与内容关联，来对动态实时呈现的网页进行分类和个性化。 跨应用程序的内容重用：网站的内容可以与其设计元素分开存储和管理，从而促进内容重用和与其他电子商务应用程序的集成。 快速上市：行业标准技术和完整的发布 API 可实现快速的网站开发。
优点	优点
行业领先的搜索 主流文档管理 可定制门户 与 Office 深度集成	全面的网站内容管理系统 动态内容交付 快速上市 页面级安全是内容管理服务器的一项重要功能。例如，内容管理服务器可以允许公司内的所有员工查看财务报表在网页上的概述部分，但只能确保会计组的成员才能看到完整报表的链接。
局限性
SharePoint Portal Server 有助于确保只有具有适当访问权限的用户才能看到特定文档。但它不提供内容管理服务器所提供的页面级安全性。
成本	成本
SharePoint Portal Server 每台服务器 30,000 美元 外部连接器许可证可将 SharePoint Portal Server 的生产力和协作功能扩展到业务合作伙伴和客户。	内容管理服务器 每处理器 42,999 美元 SQL Server* 每处理器 4,999 美元 *内容管理服务器需要 Microsoft SQL Server™ 2000 Service Pack 2 (SP2) 来托管内容管理服务器数据库。

实现效益

知识管理的实施是成功的，并且发现在各种实施层面都能共享效益。

知识效益 - 这些是由于信息和知识处理效率提高而产生的，例如通过消除重复工作或节省宝贵时间。一项研究表明，项目的知识库可将生产力提高八倍。

中间效益 - 这些是如何将知识效益转化为可以用效率或效果来衡量的效益。一个常见的例子是最佳实践数据库通过转移最佳从业者的知识来帮助消除效率较低的操作。

组织效益 - 这类效益影响组织的某些关键目标，例如生产力和客户服务。

结论

信息和通信技术是几乎所有成功的知识管理计划的重要组成部分。市场上出现了越来越多高效的解决方案，包括新一代人工智能解决方案、新型文档管理系统和各种协作技术。一如既往，成功的实施取决于是否给予非技术因素（如人的因素、组织流程和文化、混合团队和经理的多学科技能）以及现有知识库（已有的、结构良好、易于访问且能提供关键专业知识的先前学习成果）适当的关注！

参考文献

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• Skyrme, David J. and Amidon, Debra M. (1997): Creating the Knowledge-based Business, Business Intelligence.tc "Role of Information Management" \l 3.
• Stewart, Thomas A. (1997): Intellectual Capital - The New Wealth of Organizations, Nicholas Brealey.