Microsoft Outlook 创意手册 - 第 4 章：整体解决方案

作者 芭芭拉·马奇 标题 Microsoft Outlook 创意手册 出版社 Packt Publishing Ltd. 出版日期 2006 年 3 月 ISBN 1904811701 价格 22.49 美元 页数 150

引言

到目前为止，我们已经探讨了 Outlook 各个组件的非常规用途，并且我们已经利用“我们公司”的商业示例来演示

• 员工记录：记录和评估员工请假。
• 车辆池：记录和监控车辆详情、保养等，并与用户关联。
• 供应商：将其记录整理成有价值的商业目录。
• 出租车预订记录，可应用于其他服务。

通过这种方式，我们一直在为“我们公司”开发一个 Outlook 解决方案，但这个解决方案还不够完整，我们还可以为“我们公司”做更多事情。

在本章中，我们将完成“我们公司”的解决方案，整合各种 Outlook 和 Office 组件，还将探索另一个“整体解决方案”，一个我们尚未介绍的基于学校的示例。

我们公司的解决方案

我们将创建一个涉及 Outlook 和 Office 组件的场景。

会议室管理

会议室预订通常使用单独的日历进行管理，这些预订可能用于外部组织以及内部团体。记录这些预订的日历将类似于约会日历，只是项目将指代举行会议的房间，而不是会议本身。当不同房间同时举行多个会议时，并发条目是不可避免且可接受的。这样一个会议室日历的简化一小部分可能如下所示

此视图清晰地展示了会议室在短时间内的活动。然而，一个更长时间段内以及包含更多关于谁预订了房间、外部预订产生的收入等详细信息的会议室活动时间表，对于分析和规划目的将非常有用。

Outlook 可以生成这样一个会议室日历视图，它将

• 显示所有当前和未来房间预订详情的时间表。
• 区分内部和外部预订。
• 自动计算外部租用者的费用。

在我们开始设计此会议室日历视图之前，应准备好房间租用者的联系人记录，以及他们是公司内部同事还是外部组织的客户。我们还需要每个会议室的联系人记录，以及一个名为“会议室”的联系人文件夹来存储它们。尽管 Outlook 联系人文件夹通常用于存储人员的详细信息，但没有理由不能存储无生命对象的记录。通过为项目创建和操作联系人记录，Outlook 真正成为一个卓越的信息管理器。

在构建会议室联系人集合之前，我们首先需要创建新的联系人文件夹。这通过在 Outlook 文件夹列表中右键单击并选择“新建文件夹”并命名文件夹为“会议室”来完成。

为租用者创建联系人记录不需要特殊说明，并且对于房间，联系人表单上唯一需要填写的是“全名”字段；房间的详细信息将记录在视图中，而不是联系人记录中。

我们现在为每个会议室和租用者都拥有单独的联系人，所有这些都可以链接到会议室日历中的预订。我们现在可以创建会议室联系人文件夹的视图，该视图将显示房间的详细信息。

创建会议室视图

1. 从“定义视图 | 新建”选项创建一个新的表格类型视图，并将该视图命名为“会议室”。
2. 在“视图摘要”对话框中，单击“字段”并选择“全名”字段，然后单击“确定”。
3. 我们将创建以下手动字段

   名称	类型	格式	目的
   容量	数字	原始	输入房间可容纳的人数
   每小时费率	货币	两位小数	记录每个房间每小时的租用成本
   设施	文本	文本	输入每个房间可用的设备等

4. 从“格式列”对话框中，将“全名”字段重命名为“会议室”。

所有四个字段都需要您手动输入房间的详细信息，即房间的名称或编号，可容纳的人数，它拥有的设施（例如，投影仪、挂图、白板、电话会议设施等），以及外部租用的每小时费率。

结果

以下截图显示了会议室视图

创建会议室日历视图

创建此视图的步骤始于将预订链接到内部或外部租用者的联系人表单以及房间的联系人表单。这将提供按房间、按人或按公司划分的预订历史记录。

此视图还可以通过更改项目分组方式来适应显示按房间、按日期、按占用者或按内部或外部预订的预订。最后，我们将看到如何重新设计日历约会表单以与 Microsoft Word 集成以打印房间租赁发票，以及 Outlook 如何为租用者生成月度对账单。

1. 为房间预订创建两个新类别，分别命名为“内部”和“外部”。
2. 在日历的“日/周/月”视图中输入房间预订，并根据是内部还是外部租用者分配“内部”或“外部”类别。
3. 从“定义视图 | 新建”选项创建一个新的表格类型视图，并将该视图命名为会议室日历。
4. 在“视图摘要”对话框中，单击“字段”，并选择字段：“位置”、“主题”、“联系人”、“开始”、“结束”和“持续时间”，然后单击“确定”。
5. 我们将创建三个新的手动字段，这些字段将用于构建地址字段，并且这些字段稍后也将用于表单开发和发票打印

   名称	类型	格式	目的
   地址行 1	文本	文本	输入租用者的第一行地址
   地址行 2	文本	文本	输入租用者的第二行地址
   地址行 3	文本	文本	输入租用者的第三行地址

    

   名称	类型	在公式字段窗口中
   开始时间	公式	格式([开始],"h:mm")
   房间费用	公式	IIf([位置]="房间 1",格式(10,"货币"),IIf([位置]="房间 2",格式(30,"货币"),IIf([位置]="房间 3",格式(15,"货币"),"费率?")))
   总费用	公式	IIf([类别]="外部",格式([房间费用]*[持续时间]/60,"货币"),IIf([类别]= "内部","内部"))
   地址	组合	[地址行 1] [地址行 2] [地址行 3]

6. 为了将视图中的预订限制为当前和未来，添加一个过滤条件。从“筛选 | 高级”选项卡，创建以下筛选器

   字段	条件	值
   Start	在或之后	今天

7. 为了区分内部和外部房间预订，应用以下自动格式规则

   格式规则名称	字段	条件	值	字体格式
   内部	分类	是（完全）	内部	蓝色

8. 退出“视图摘要”，并从“格式列”对话框中，按所示修改以下字段

   字段名	新名称	格式
   主题	预订对象
   Start	日期	仅日期
   End	End	仅时间

刚刚发生了什么？

我们已经创建了如上所述的基本视图，字段将按以下方式运行

• “开始时间”字段重复“开始”字段，但将其内容格式化为仅显示小时和分钟（“h:mm”）。Outlook 不允许您将字段多次放置在标题区域，但您可以通过将要重复的字段放置在自定义字段中来实现此目的。
• “房间费用”字段将根据“位置”字段中输入的房间号自动返回房间费用。`Format` 函数确保结果以货币格式显示；因此，房间 1 为 10.00 英镑，房间 2 为 30.00 英镑，房间 3 为 15.00 英镑。如果“位置”字段中未输入房间号，则此字段将返回“费率？”，表示除非输入房间号，否则无法确定费率。
• “总费用”字段中的公式取决于两个新类别“内部”和“外部”的创建，以及日历中会议室预订的相应分配。该公式表示，如果项目是外部房间预订（即，日历项目已分配“外部”类别），则费用应按房间费用乘以持续时间除以 60 来计算。需要将持续时间除以 60，因为持续时间字段实际上以分钟为单位保存时间值，即使它可能以小时显示。计算的这部分用 `Format(………….."Currency")` 函数括起来，以便结果将以货币格式显示。如果日历项目分配给“内部”类别，则该字段返回单词内部。这假定内部预订不收取任何费用。
• 这三个手动地址行字段已连接成单个“地址”字段，以节省视图空间，并且可以通过将它们从字段标题栏中拖出而从视图中移除。然而，需要三个单独的地址行字段，以便它们可以如稍后描述的 Word 发票模板合并时显示在单独的行上。

结果

所有字段到位后，您可以在常规“日/周/月”视图中将预订输入到会议室日历中，然后切换到“会议室日历”视图以获取所有当前和未来会议室预订的精简视图。外部预订的费用已计算，内部预订则以蓝色字体显示，不收取费用。

此视图不以任何方式对预订进行分组，但可以基于此视图创建其他视图，以各种方式显示预订的分组，或者可以通过将相应的字段拖到“分组依据”区域来实现分组。然后可以打印有用的预订时间表。

以下截图分别显示了按位置、预订对象、日期和类别分组的情况

会议室预订开票

现在我们将在“会议室日历”文件夹中的约会表单（会议室预订）中添加一个页面。添加的页面将包含房间预订的额外详细信息，以及一个“打印”按钮，该按钮将运行代码以激活发票模板。Outlook 日历项目中的字段将与 Word 发票模板合并，以生成房间租用发票。然后可以保存和打印发票。

要生成 Word 模板，我们需要一个基本发票模板，并在适当位置为每个 Outlook 字段插入一个 Word 文本表单字段。

通过单击 Word“窗体”工具栏上的“文本窗体字段”按钮，可以将文本窗体字段插入 Word 文档。通过右键单击每个插入的文本窗体字段并选择“属性”，您可以记下每个字段的书签名称（Text1、Text2 等），以供以下代码使用，并设置将显示在字段中的数据的格式。此示例中字段的格式在本文本后面有详细说明。

一旦我们将额外页面添加到会议室预订表单，表单将有一个名为“打印”的额外选项卡，并且“约会表单”的“打印”页面将如下图所示

创建约会表单

1. 在“会议室日历”文件夹中打开一个新的约会表单，并从“工具 | 窗体 | 设计此窗体”访问设计模式。
2. 单击选项卡 (P.2)，首先从“窗体 | 显示此页”使其可见，然后从“窗体 | 重命名页”将其重命名为“打印”。
3. 从“字段选择器”对话框中，将“持续时间”字段拖到窗体上，然后在“文件夹中的用户定义字段”下，将我们创建的五个字段拖放到窗体上：“房间费用”、“总费用”、“地址行 1”、“地址行 2”和“地址行 3”。
4. 创建以下新字段

   名称	在公式字段窗口中
   会议时长	[持续时间]/60

   不要将此字段拖到表单上。我们正在表单上使用 Outlook 持续时间字段，因为它将以小时显示时间跨度。我们不能将 Outlook 持续时间字段用于 Word 模板，因为它将恢复其底层分钟格式。我们刚刚创建的“会议持续时间”字段将保留为“此文件夹中的用户定义字段”，并将由以下代码拾取并在第八个书签中使用。此字段仅用于合并到 Word 模板中，并将确保会议持续时间在最终发票中显示为小时。

5. 从“控件工具箱”中，将一个“命令按钮”拖到表单上。
6. 右键单击`CommandButton`，并将标题更改为“打印发票”。
7. 要将打印代码添加到`CommandButton`后面，请单击“窗体设计”工具栏上的“查看代码”按钮，并在脚本编辑器中添加以下代码

   Sub cmdPrint_Click()
      Set oWordApp = CreateObject("Word.Application")
      If oWordApp Is Nothing Then
         MsgBox "Couldn't start Word."
      Else
         Dim oWordApp
         Dim oWordDoc
         Dim bolPrintBackground
   
         ' Open new document
          Set oDoc = oWordApp.Documents.Add("C:\Documents and " & _ 
                     "Settings\UserName\Application Data\" & _ 
                     "Microsoft\Templates\Room Hire Invoice.dot")
   
         ' Set 1st bookmark to contact's Name
         oDoc.FormFields("Text1").Result = CStr(Item.Subject)
   
         ' Set 2nd bookmark to Address Line 1
         strMyField = Item.UserProperties.Find("Add Line 1")
         oDoc.FormFields("Text2").Result = strMyField
   
         ' Set 3rd bookmark to Address Line 2
         strMyField1 = Item.UserProperties.Find("Add Line 2")
         oDoc.FormFields("Text3").Result = strMyField1
   
         ' Set 4th bookmark to Address Line 3
         strMyField2 = Item.UserProperties.Find("Add Line 3")
         oDoc.FormFields("Text4").Result = strMyField2
   
         ' Set 5th bookmark to the Room
         oDoc.FormFields("Text5").Result = CStr(Item.Location)
   
         ' Set 6th bookmark to the booking's start date & time
         oDoc.FormFields("Text6").Result = CStr(Item.Start)
   
         ' Set 7th bookmark to the booking's end date & time
         oDoc.FormFields("Text7").Result = CStr(Item.End)
   
         ' Set 8th bookmark to the booking duration
         strMyField3 = Item.UserProperties.Find("Meeting Duration")
         oDoc.FormFields("Text8").Result = strMyField3
   
         ' Set 9th bookmark to the Room Rate per hour
         strMyField4 = Item.UserProperties.Find("Room Chrge")
         oDoc.FormFields("Text9").Result = strMyField4
   
         ' Set 10th bookmark to the Total Charge
   
         strMyField5 = Item.UserProperties.Find("Total fee")
         oDoc.FormFields("Text10").Result = strMyField5
   
         ' Set 11th bookmark to the Amount Due
         strMyField5 = Item.UserProperties.Find("Total fee")
         oDoc.FormFields("Text11").Result = strMyField5
   
         ' Set 12th bookmark to the Invoice Date
         oDoc.FormFields("Text12").Result = CStr(Item.End)
   
         oWordApp.Visible=True
          
         Set oDoc = Nothing
         Set oWordApp = Nothing
      End If
   End Sub

8. 关闭脚本编辑器，在表单中（仍处于设计模式）打开“工具”菜单，选择“窗体 | 以此发布窗体”，然后将窗体命名并发布到“会议室日历”文件夹。
9. 在“会议室日历”文件夹的“属性”的“常规”选项卡中，打开“发布到此文件夹时使用：”下拉框，并选择“会议室”表单。这将告诉 Outlook 在此文件夹中创建新项目时使用此表单。
10. 您需要将之前代码的第十行更改为您的系统上 Word 发票模板的路径，并在公司抬头信纸上打印发票。

刚刚发生了什么？

Word 模板中的阴影字段都是插入到发票模板中的窗体文本字段，并且这些字段已分配了 Word 书签名称，例如 Text1 等。Outlook 窗体后面的代码正在定位这些书签，例如 `oDoc.FormFields("Text1")`，并插入 Outlook 字段，例如 `CStr(Item.Subject)`。

对于自定义的用户定义字段，使用以下语法查找这些字段并将字段内容（例如，地址行 1）传输到窗体上的 Word 书签（例如，Text2）

strMyField = Item.UserProperties.Find("Add Line 1")
oDoc.FormFields("Text2").Result = strMyField

您会注意到“结束日期”字段 [`CStr(Item.End)`] 在代码中使用了两次，第一次是作为发票日期（仅格式化为日期），第二次是作为房间预订的结束日期（格式化为日期和时间）。

Word 文本表单字段的其余格式如下

Word 文本表单字段	类型	格式
地址行字段	常规文本	无特殊格式；文本将按输入显示。
房间号	数字
开始和结束字段	日期
持续时间	数字	标准数字格式 0.00 与“小时”后缀一起使用。
每小时房间费率、费用和应付金额	数字

结果

我们创建的 Word 表单模板，当打印在我们虚构公司“Our Company Ltd.”的信头纸上时，将生成如下所示的发票

会议室维护

我们还可以在此解决方案中包含通过创建维护项目的任务来跟踪会议室设施的维修和更新的方法。

例如，可以为会议室 1 报告的空调故障创建一个任务。

为了便于维护人员更新，任务在默认的“任务”文件夹中创建，并且还通过“联系人”按钮链接到“会议室联系人”文件夹中的“房间 1”。

“会议室联系人”文件夹链接到默认的“任务”文件夹，以便“房间 1”联系人记录的“活动”选项卡将显示该房间的维护项目历史记录。

例如，我们现在可以监控房间 1 的空调已维修了多少次，“所有者”字段将告诉我们谁对此负责。我们可以跟踪维护项目的进展，并确定房间是否可以使用。

使用会议室解决方案

在会议室日历中打开一个新表单。这将是一个我们专门为会议室日历创建的空白自定义会议室表单。填写“约会”页面和表单“打印”页面上的字段；如果是外部预订，请在“地址行”字段 1、2 和 3 中手动输入客户的邮政地址。如果是内部预订，只需在第一行地址中填写您公司预订房间的部门名称。Outlook 将从预订日期获取日期，计算房间租赁费用，并将详细信息显示在“打印”页面上的相应字段中。

为了使这一切正常工作，重要的是您要记住

1. 分配内部或外部类别。
2. 将预订链接到会议室联系人文件夹中的相关房间以及租用房间的公司（外部预订）或您公司中的相关人员（内部预订）的联系人记录。

通过将房间预订链接到外部客户公司或内部员工，双击日历项目中的链接将使您能够访问租用者的详细信息，以便在需要时就预订事宜联系他们。

您可以从房间联系人记录的“活动”选项卡中查看各个房间的完整预订记录和收入历史记录

以下截图显示了租用者的外部预订历史记录

以下截图显示了租用者的内部预订历史记录

房间预订开票

要开具外部房间预订发票，请在“会议室日历”中打开预订约会，单击“打印”选项卡，然后单击“打印发票”按钮。预订的所有详细信息将传输到 Word 发票模板，并且发票文档将打开，所有字段都已填写。然后，您可以像打印和保存任何其他 Word 文档一样打印和保存发票。

不幸的是，Outlook 不允许您打印联系人记录的“活动”选项卡上显示的项目列表或时间表，以创建向客户出具的对账单。

但是，您可以创建“会议室日历”文件夹的单独视图，这些视图将按客户和当前月份进行筛选，以生成每个客户的房间预订对账单。

例如，Underwood Machinery 公司进行了多次会议室预订，正如其联系人记录的“活动”选项卡在截图中所示，并且他们将为每次单独预订收到发票。

如果我们在八月底想要向客户发送一份八月份所有预订和发票的对账单，我们将需要创建以下会议室日历视图，该视图筛选八月份 Underwood Machinery 公司的会议。

创建预订和发票的日历视图

1. 从“定义视图 | 复制”选项，复制“会议室日历”视图，并将复制的视图命名为（在此示例中）“Underwood 机械对账单”。
2. 从“筛选 | 约会和会议”选项卡，创建第一个筛选器

   搜索单词	in
   安德伍德	仅主题字段

3. 从“筛选 | 高级”选项卡，创建第二个筛选器

   字段	条件	值
   Start	之间	05/8/1 和 05/8/31

4. 使用合适的标题设置此视图的“打印预览”，并在公司抬头信纸上打印对账单。

刚刚发生了什么？

我们已经探索了一种使用 Outlook 管理会议室及其预订的方法。此方法可以应用于其他形式的房间租赁，例如，预订小型酒店或旅馆的房间；费率将按天而非按小时计算，并且会包含其他费用，但原理是相同的。

结果

以下是 2005 年 8 月份预订对账单的打印预览

销售

我们还可以创建一种管理“我们公司”电子邮件订单的方法，该方法将自动分组和排序订单，并为订单流程提供快速简便的启动。

我们公司生产各种类型的螺母：Topnuts、Hipnuts、Bobnuts 和 Dropnuts，公司已指示客户通过电子邮件发送各种类型螺母的订单，并规定电子邮件订单的主题行中必须提及“订单”一词，然后是订购的螺母种类，例如，订单：Topnut。电子邮件正文可以包含有关订单的更多详细信息，包括所需的项目数量。电子邮件发送给“我们公司”的订单文员。

公司有一支销售团队，他们负责特定的客户，并根据已下订单的总价值每年获得佣金和奖金。

电子邮件订单将发送到订单文员的收件箱中，他/她已专门为电子邮件订单创建了一个邮件文件夹，以及该文件夹的自定义视图，该视图将订单显示如下图所示

在构建此文件夹和视图之前，应创建以下内容

1. 为每个销售员创建类别（类别即销售员的姓名）。
2. 为每个客户的传入电子邮件订单创建收件箱规则。这些规则将把来自指定客户且主题行中包含“订单”的电子邮件移动到“订单”文件夹。这些规则还将把电子邮件转发给相应的客户销售员，并将电子邮件分配给销售员的类别。例如

   消息到达后应用此规则

   From Betterfit & Sons 
   and with Order in the subject 
   Assign it to the Davolio Nancy category
   and forward it to Davolio Nancy
   and move it to the Orders folder

创建订单邮件文件夹

1. 创建一个名为“订单”的新邮件文件夹。
2. 从“定义视图 | 新建”选项创建一个新的表格类型视图，并将该视图命名为“按客户”。
3. 在“视图摘要”对话框中，单击“字段”，并选择字段：“收到”、“主题”和“类别”，然后单击“确定”。
4. 现在我们创建以下两个新的手动字段

   名称	类型	格式	目的
   数量	数字	原始	手动输入订购螺母的数量
   成本降低	货币	两位数字	手动降低之前的“最终成本”值以创建运行总计。

5. 以及以下五个公式字段

   名称	在公式字段窗口中
   价格	格式(IIf([主题]="订单：Bobnut",0.25,IIf([主题]="订单：Dropnut",0.6,IIf([主题]="订单：Hipnut",0.75,IIf([主题]="订单：Topnut",1, " ")))),"货币")
   成本	格式(([价格]*[数量]),"货币")
   折扣	IIf([成本]>5000,格式(([成本]*0.05),"货币"),"0")
   最终成本	格式([成本]-[折扣],"货币")
   增值税	格式(([最终成本]*0.175),"货币")
   含增值税成本	格式([最终成本]*1.175,"货币")
   每季度运行总计	格式([成本降低]+[最终成本],"货币")

6. 将“分组依据”设置为“发件人”，然后将“其次分组依据”设置为“类别”。
7. 将“排序项目依据”设置为“收到”。
8. 在“其他设置”中，激活“显示预览窗格”（在 Outlook 2003 中预览所有项目）。
9. 从“筛选 | 高级”选项卡，创建以下筛选器

   字段	条件	值
   收到	之间	04/1/1 和 04/12/31

   可以创建单独的视图来筛选不同的时间段，例如，用于日常活跃使用的当前年份，或者像本例中，用于查看全年销售额的去年。

10. 从“自动格式”选项中，单击“添加”，并创建以下格式规则

    格式规则名称	字段	条件	值	字体格式
    第一季度	收到	之间	04/1/1 和 04/3/31	绿色
    第二季度	收到	之间	04/4/1 和 04/6/30	蓝色
    第三季度	收到	之间	04/7/1 和 04/9/30	紫色
    第四季度	收到	之间	04/10/1 和 04/12/31	橄榄色

11. 退出“视图摘要”，并从“格式列”对话框中，按所示重命名以下字段

    字段名	新名称
    分类	销售员

12. 通过将“发件人”和“销售员（类别）”字段从字段标题区域拖出，将它们从视图中移除。
13. 在包含客户联系人记录的“联系人”文件夹与“订单”邮件文件夹之间创建链接。
14. 为每年的销售额创建一个“联系人”文件夹，例如本例中的“销售额 2004”。
15. 将销售员的联系人记录创建或复制到这些文件夹中。
16. 从“定义视图 | 新建”选项为这些“联系人”文件夹创建一个新视图，该视图可在所有“联系人”文件夹中使用，并命名为“销售和佣金”。
17. 在“视图摘要”对话框中，单击“字段”，并选择字段：“存储为”，然后单击“确定”。
18. 现在我们将创建以下四个新的手动字段

    名称	类型	格式	目的
    2004 年第一季度	货币	两位数字	手动输入第一季度的销售额
    2004 年第二季度	货币	两位数字	手动输入第二季度的销售额
    2004 年第三季度	货币	两位数字	手动输入第三季度的销售额
    2004 年第四季度	货币	两位数字	手动输入第四季度的销售额

19. 以及以下三个公式字段

    名称	在公式字段窗口中
    总销售额	[2004 年第一季度]+[2004 年第二季度]+[2004 年第三季度]+[2004 年第四季度]
    Commission	格式([总销售额]*0.01,"货币")
    奖励	IIf([总销售额]>300000,"£5,000.00","")

刚刚发生了什么？

我们创建了一个用于管理电子邮件订单的解决方案，该解决方案首先将订单请求的副本转发给相关销售员，然后将电子邮件移动到“订单”文件夹。Outlook 传入邮件规则和“订单”文件夹的视图设置确保电子邮件在此文件夹中首先按客户分组，然后按销售员分组，并且电子邮件订单根据其收到的年份季度以不同颜色显示。

订单文员从电子邮件的预览窗格获取订购数量，并将该数字输入到“数量”字段中。

公式字段操作如下

1. “价格”字段测试电子邮件的“主题”字段，并根据订购的项目返回项目价格。
2. “成本”字段将“成本”和“数量”相乘，返回订单的净值。
3. “折扣”字段仅当“成本”字段超过 5000 英镑时计算 5% 的折扣，否则默认为零。
4. “最终成本”字段从`成本`中减去“折扣”。
5. “增值税”字段计算 17.5% 的增值税。
6. “总成本”字段添加了“最终成本”和“增值税”。
7. 每季度运行总计是在每季度运行总计数字被带到下一行时计算的。

结果

这是订单邮件文件夹的最终视图

该文件夹与客户“联系人”文件夹的链接使订单文员能够在单个客户联系人记录的“活动”选项卡上查看订单，如下图所示

创建“联系人”文件夹“2004 年销售额”可以计算和记录每个销售员的销售佣金。“2004 年第一季度”到“2004 年第四季度”字段的数字取自“订单”邮件文件夹中的“每季度运行总计”字段。

通过对一年中不同季度的颜色编码，以及在后台打开“订单”文件夹并在前景新窗口中打开“2004 年销售额”文件夹（如屏幕截图所示），将这些数字从一组字段转录到另一组字段变得更加容易。

“总销售额”字段将四个季度的所有销售额相加，“佣金”字段计算销售团队总销售额的 1% 的佣金，并且在销售额超过 300,000 英镑时计算“奖金”。

“我们公司”的解决方案到此结束，尽管它可能不适合您的公司，但我们确信这些示例将产生有益的解决方案。