按时完成项目——5 个节省时间金钱的原则（第一部分）

引言

以下 5 个原则为您提供了完成项目、确保项目按时、按预算并成功完成的步骤。

原则 1：沟通

40% 的项目经理认为沟通不畅是 IT 项目失败的主要原因。如果您的 IT 项目中的每个人都不知道自己在做什么、截止日期是什么、如何完成以及目标受众是谁，您怎么能期望您的项目成功呢？后面所有的原则都依赖于您的沟通，期望、目标、资源、截止日期、优先级、报告和预算都需要提供给您的团队，以便他们能够正确地完成工作。是的，传达所有这些事情有时会很困难，特别是如果这是一个截止日期很紧的短期项目，或者您的一半团队在海外。没关系。鉴于当今我们触手可及的所有技术，缺乏沟通是绝对没有任何借口的。诸如网络会议之类的工具实际上使您在纽约的办公室里的开发人员能够与在海德拉巴的同事共享屏幕，以演示如何精确地重现您应用程序中的一个重大错误。

如果您让您的团队与管理层以及彼此之间的沟通变得容易，他们将会更具生产力。如果您在沟通中设置不必要的障碍，您将阻止您的团队协同工作，并使您的产品更难按时发布。但是，利用您能动用的每一个工具来鼓励沟通和知识共享，将绝对节省项目生命周期中的时间。

如果您的开发人员和测试人员能够轻松地与团队成员沟通并查看他们的结果，他们就可以快速地整合反馈并修复问题。作为经理，您应该尽一切努力，并利用您能动用的每一个工具，来促进团队之间以及团队内部的沟通。

在软件开发生命周期 (SDLC) 中，持续对错误和问题的状态以及各个测试用例的步骤进行反馈，可以而且将显著减少您的应用程序在开发中花费的时间。

原则 2：整合

• 在所有 IT 开发项目中，84% 的项目超出了可接受的成本、时间和质量约束
• 平均每个人每 8 分钟被打断一次，或每天 50-60 次。
• 平均每次打断需要 5 分钟，总计约占平均工作时间的 50%。
• 其中 80% 的打断通常被评为“价值不大”或“毫无价值”，每天浪费约 3 小时。

我们这里谈论的是信息和任务。想想你平常的一天，你停下手中的一项任务去做别的事情有多频繁；诚实地说。你每天要花费多少时间从数百封电子邮件中寻找一封特定的电子邮件？在你忘记把需要的文件保存在哪个文件夹后，又在你的硬盘上搜索文件？打开文件来查找最新版本，或者更糟糕的是，还在使用旧文件版本？四处询问以澄清问题？撰写报告？几乎每个公司都可以改进其流程，削减任务，并使数据触手可及，但这并不容易，并且需要改变。

制定一项政策，将所有公司数据保存在一个公共位置，无论是共享服务器还是云应用程序。强制执行此规则。如果所有相关的项目数据都易于访问并且每个人都知道在哪里可以找到它，您的项目更有可能按时完成。

只需花一点时间想想，如果您的团队不必搜索文件或电子邮件，每天可以节省多少时间。报告可以快速汇总，关于问题或测试用例的背景信息将与最初的问题报告一起提供，而且您的项目可能不会超出时间和预算。

原则 3：优先排序

您可能会惊讶于您和您的开发团队，由于没有为每项任务分配优先级和严重性而浪费了多少时间。问题每天都会出现，错误会被发现，新的应用程序功能会被构思出来。每一项都不会对实现您的业务目标至关重要，但您的团队除非有人在管理层告诉他们，否则无法具体知道哪些任务对公司最重要。优先级告诉您的团队解决该问题是多么重要。在分配任何任务或问题时，指定优先级并强制执行，将使您的团队更有效率地工作。

设置优先级就像为分配给团队成员的当天任务指定一个时间段。紧急问题和任务肯定会在一早处理，低优先级项目则留到之后，当所有其他项目都完成后。通过清楚地了解哪些任务、问题或测试最重要，您的团队成员可以轻松地规划他们的一天，以最有效地利用他们的时间。想想您自己的工作习惯。如果不进行优先排序，很容易陷入忙碌的工作，处理收到的每一个新问题。但仅仅因为一个问题是最后出现在您桌上的，并不意味着它最重要。现在想想您如何组织您自己的待办事项清单？如果您认为某件事是至关重要的，但可能耗时，您更可能把它放在清单的首位还是不呢？但是，如果您知道这件事对您的老板来说至关重要，它是否会出现在您的待办事项清单的靠前位置？

严重性告诉您的团队问题或错误的严重程度，这取决于它对您的软件系统的影响程度。错误的严重性在您的团队待办事项列表中为它提供了更详细的排名。如果您有 3 个高优先级问题，那么您如何知道从哪里开始？通过指定严重性以及优先级，您可以为您的团队提供进一步的指导，以便他们可以将时间花在最重要的任务上并获得最佳结果。

了解自己期望的团队可以快速有效地开展工作。就是这么简单。

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