请停止召开项目状态会议

引言

在我开始这篇论文的正文之前，让我先说一下，我认为会议是很棒的事情。我甚至会说，在我这个领域，软件开发领域的人，可能开会开得还不够多。但是，我必须对这些观点进行限定，那就是它们只适用于正确“类型”的会议。定期召开的、涉及整个团队的项目状态会议绝对是错误类型的会议。它们提供的有用沟通很少，而且会扼杀生产力。有一种更好的方法可以在不实际召开会议的情况下实现状态会议的目的。

项目状态会议有什么问题？

项目状态会议通常涉及一名经理和一个团队。团队的每个成员依次汇报自上次会议以来一直在处理的任务的最新情况。经理或其他团队成员可能会要求提供额外信息或对这些更新发表评论。对正在讨论的任务很少或根本没有参与的团队成员只是坐着听（或睡觉，或涂鸦，或做我偶尔会做的事情——在纸上用手写代码）。

在一种特别恶性的状态会议中，几个团队及其经理与一位更高级别的经理开会，但每个团队成员仍然汇报自己的任务。在一个项目中，我每周都有这样的会议，多达40多个不同的人在一个房间里。这太可怕了。

这些会议让我如此可怕的原因是，我只在两三分钟内是积极的参与者。在其余的时间里（在我的上一个项目中，每周一个半小时或更长时间），我并没有真正参与到正在讨论的事情中。我是一个被俘虏的人。我既不能对讨论提供任何有用的评论，也不能从中获得任何有用的见解。更糟糕的是，我是一名按小时计费的顾问。我讨厌把客户的时间浪费在无用之事上，而我本可以做些更有成效的事情。

为什么我认为我们这样做

由于各种原因，担任管理职位被认为是职业阶梯上的几个台阶，高于普通员工的卑微地位。我碰巧认为这种情况很不幸，但这将是以后一篇论文的主题。无论如何，目前担任管理职位的人通常比他们所管理的人年龄大，而且他们通常是在年轻时，或者至少是从比他们年龄大的人那里学到了关于办公室互动方面的知识。这意味着管理者根深蒂固的习惯可能反映了十年前或二十年前，甚至更久之前的技术水平。

在电话、电子邮件、即时通讯和维基出现之前，从团队的几个成员那里及时获取最新信息的唯一方法是在预定的时间和地点将团队成员召集在一起。幸运的是，电话早于目前大多数管理者，因此对于广泛分散的团队来说，电话会议很常用。

我尝试利用亲自举行和通过电话会议进行的状态会议，方法是安排我的日程，使我的虚拟工作时间与状态会议的时间重叠。我用手机拨入会议，戴着耳机，这样我的手就可以留在键盘上。我听着我的名字，提供我的更新和任何相关的评论，其余时间我都在写代码、调试、文档或测试。我的效率不如我不必在会议和其他任务之间分散注意力时高，但至少我的停机时间不是完全的损失。

一种更好的方式

与其亲自召开或通过电话会议进行状态会议，为什么不利用电子邮件这一美妙的新发明呢？自1993年以来，我所合作的每个团队都有电子邮件。事实上，可以肯定地说，如果一个团队中有一个或多个成员没有电子邮件地址，我将拒绝与该团队合作。电子邮件已经达到了令人满意的普及程度。

我提议如下：每周定期（例如，每周一中午之前），每个团队成员向团队经理发送一封电子邮件，并抄送团队中所有其他成员。电子邮件的主题将明确指出它包含每周状态更新：“2011年1月31日的状态更新。”电子邮件正文将包含该团队成员已分配任务及其状态的详细列表。它还可以列出过去一周的成就以及阻碍当前任务进展的问题。

每个团队成员可以在一天的某个时间阅读这些状态更新，并可能向其他相关的团队成员发送后续电子邮件，以提供补充评论或提出问题。如果某个主题需要更深入地讨论，可以在相关方之间安排一次会议，或者会议可能只是通过电话或在白板周围自发发生。

这种安排有几个优点。首先，它消除了每周（或者如果团队特别不协调，每天）在特定时间和地点围绕某个事件协调所有人日程的需要。其次，它在向团队提供状态更新方面提供了很大的灵活性。有些人可能在周五下午撰写电子邮件，有些人可能在周日晚上，还有些人可能在周一早上11:47。任何适合个人风格和日程安排的方式都行得通。

最后，也是对我来说最重要的一点是，如果一个人真的处于“代码如泉涌”这种我称之为高效的工作状态，疯狂地敲击键盘，就没有必要为了听别人唠叨一些与他正在思考的问题几乎没有关联的事情而停止这种生产力状态。每个团队成员都可以找到一个舒适的停止点，并在自己的时间处理撰写或阅读状态电子邮件。

插曲：心流为王

在软件开发中，尤其如此，实现和保持心流对于生产力至关重要。我前段时间参与了一个项目，每天上午11:00都有一个项目状态会议。这真的扼杀了我工作的心流，因为我喜欢在每天早上开始时处理一些琐事，到了9:30或10:00，我希望进入一种真正深层的心流状态，这种状态可能会持续到下午1:00或2:00，或者直到我的饥饿感最终提醒我该吃午饭了。有一次，我和妻子订婚时，她在我处于这种心流状态时突然出现在我的办公室。我花了数秒才认出她，又花了数秒才能切换到人际对话模式。心流状态可以如此之深！

如果你是一名经理，你希望你的团队成员能够达到并保持心流状态。请尽量避免做任何可能打断它的事情。

正确类型的会议

正如我之前所写，并非所有会议都是糟糕的。我非常喜欢所有参与者都专注于特定问题的会议。会议不一定需要发布议程；这通常可能是一个不好的迹象。所需要的只是明确说明会议需要完成什么。例如，“我们需要弄清楚哪些数据库包含我们为从产品ABC迁移到产品XYZ所需收集的数据。”这样的会议就有可能完成一些事情。

我另一个喜欢的是临时会议，两三个人可能会讨论一个想法或一个问题，不久之后他们就会在白板上涂鸦或围坐在电脑旁尝试想法。

这些类型的会议的共同点是所有参与者都“投入”其中。他们正在为一个共同的目标努力，以便能够根据会议的产出完成工作。根据我的经验，项目状态会议从未符合这种描述。

为什么不试试呢？

我不知道为什么，但我还没有说服任何一位召开传统状态会议的经理转而使用电子邮件更新。我很想听听一些经理对这个想法的看法。为什么它可能不起作用？有什么我没有看到的缺点吗？