SharePoint 快速入门 FAQ - 第 5 部分
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自定义列、内容类型和文档库。
目录
- 引言
- SharePoint 旨在集中管理文档，它与 Windows 文件夹有多相似？
- 我们能否为文档库中的文档添加自定义字段？
- SharePoint 中的内容类型是什么？
- 内容类型和自定义列有什么区别，它们做的事情一样吗？
- 你能更详细地介绍一下 SharePoint 中的列表和内容类型吗？
- SharePoint 目前提供了哪些现成的列表类型？
- 上一篇 SharePoint 快速入门 FAQ
引言
这是 SharePoint FAQ 系列的第五篇教程。本部分将主要关注自定义列、内容类型和文档库。我相信读完这篇文章后，您对 SharePoint 如何组织文档集中管理的看法会发生改变。
在过去的几天里，我一直在撰写和录制关于 SharePoint、设计模式、UML、FPA、企业块等方面的视频，您可以在 这里 观看视频。
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如果您是 SharePoint 新手，请从以下视频开始学习：8 小时学会 SharePoint：-
SharePoint 旨在集中管理文档，它与 Windows 文件夹有多相似？
正如我们在前面的问题中所讨论的，SharePoint 的核心就是集中管理文档。考虑下面的公司示例，其中 CEO 的电脑、会计的电脑、销售人员的电脑和客户的个人电脑都在各自的个人文件夹中存储文档。他们之间发送文档的方式也因人而异。
SharePoint 将所有内容集中到一个中央服务器上。因此，通过这种方法，我们不会有文档的不同副本分散在各个个人电脑中。最重要的一点是，备份和版本控制现在可以从中央服务器进行管理。
请看下图，它显示了一个简单的文件夹结构，其中“课程”是顶层文件夹，下面有“网络”和“编程”文件夹。“编程”文件夹下有“dotnet”和“java”文件夹，其中包含 Word 文档“SharePointFoBeginners.doc”。
下面是我们上面看到的文件夹结构的放大图。
所以，如果我们想在 SharePoint 中实现相同的功能
步骤 1：点击右侧的“站点操作”菜单，然后点击“站点设置”。
步骤 2：您会看到很多选项，点击“站点库和列表”，然后点击“创建内容”。
步骤 3：之后您会看到一个创建页面的提示。对于当前情况，我们将选择“基本页”。
步骤 4：输入页面名称，然后点击“创建新文档库”。文档库帮助我们提供必要的文件夹结构和文档集中管理。
步骤 5：我们需要为文档库指定一个名称。我们将指定名称为“课程”，因为这将是顶层文件夹的名称。
步骤 6：点击创建后，您将在快速启动菜单的右侧看到“课程”目录。
步骤 7：我们重复了步骤 6，创建了我们的文件夹层次结构。现在我们可以使用下图所示的上传文档功能上传文档。
文档上传后，您可以看到带有文件夹结构的文档，如下所示。下面的文件夹结构完全代表了您的 Windows 文件夹结构。
如果您想要 Windows 资源管理器的外观和感觉，请点击“操作”然后点击“用 Windows 资源管理器打开”。
您可以看到 SharePoint 文档完全相同的 Windows 文件夹外观和感觉。
我们能否为文档库中的文档添加自定义字段？
组织通常有成千上万份文档，到一定时候，搜索和组织这些文档就会变得困难。在我们之前的例子中，我们创建了一个文档库，SharePoint 只提供了四个字段。现在，如果您想添加一个名为“部门”的新字段，这样我们就可以过滤出哪个文档属于哪个部门。
要添加自定义列，请点击“设置”，然后点击“创建列”，如下图所示。
之后您会看到一个提示，要求您为自定义列指定一个名称。对于当前场景，我们将其命名为“部门”。
点击确定后，您可以看到新添加的自定义列。
如果您想在自定义列中指定数据，请点击文档，然后点击“编辑属性”菜单，如下图所示。
现在您可以指定部门名称。
您现在可以使用自定义列进行搜索和应用筛选。
SharePoint 中的内容类型有哪些？
内容类型是自定义类型的扩展。内容类型为自定义数据类型带来中央控制和一致性。例如，在之前的例子中，我们添加了一个自定义类型“部门”。现在有人可以添加自定义字段“Dept”。换句话说，这可能会导致不一致，我们也将无法以一致的方式查询和筛选数据。换句话说，我们可以定义一个内容类型，然后将该内容类型应用于各种文档。我们可以真正通过内容类型来驱动组织级别的策略。
要创建内容类型，请点击“站点操作”–“站点设置”–在“库”部分，点击“站点内容类型”，您将看到现有内容类型的列表。
要创建新内容类型，请点击显示内容类型列表的同一屏幕上的“创建”超链接。
您将看到一个屏幕，您需要在其中指定内容类型的名称、父内容类型和组。
创建内容类型后，您可以使用“从新站点列添加”链接添加新列。我们的自定义类型继承自文档内容类型，因此它具有两个属性：名称和标题。我们还在内容类型中添加了“DepartMentName”作为自定义列。
您可以使用“从新站点列添加”来添加新列。我们在当前实例中添加了“departmentname”自定义字段。下图显示了要添加的自定义列的不同选项和数据类型。
好的，现在是时候将此内容类型应用于我们的文档了。点击“设置”菜单，然后点击“文档库设置”。
您将看到内容类型的详细信息。点击“从现有站点内容类型添加”，然后选择我们刚刚创建的自定义内容类型，即“MyContentTypeForDocuments”。
现在您可以为您的文档库选择内容类型。
当我们尝试上传新文档时，您可以看到我们的自定义内容类型是如何显示的。
如果您编辑属性，您可以在内容类型中看到“departmentname”自定义列。
内容类型和自定义列有什么区别，它们做的事情一样吗？
自定义列可以由最终用户添加，并且最终用户可能会犯错误。例如，有人可能添加自定义列“Dept”，有人可能添加列“Departmentname”。内容定义文档的数据类型。例如，您的发票内容类型可以包含发票号码、发票金额等。您的销售内容可以包含销售日期、客户代码等。
换句话说，内容类型帮助您强制执行组织级别的策略。因此，您可以在站点级别定义内容类型。当用户想要创建文档库时，他可以使用适当的内容类型。假设组织想要实施一项策略，规定每份文档都应具有部门名称和版本号。SharePoint 管理员可以创建一个名为“CompanyContentType”的内容类型，所有文档库都可以使用此内容类型。
您可以在列非常特定于文档库且不会重复的情况下使用自定义列。如果您想在整个组织中实施文档级别策略和字段，可以使用内容类型。
你能更详细地介绍一下 SharePoint 中的列表和内容类型吗？
SharePoint 的核心就是数据以及不同类型用户之间的数据协作。当我们谈论数据时，它会因用户和不同类型的元数据而异。例如，下面我们有四类用户：项目经理、会计、安保人员和人力资源。
这四类用户都有不同种类的数据格式。例如，会计需要保存具有不同数据类型和字段的数据，如凭证号（20 个字符的字符串）、凭证日期（MM/DD/YYYY）、借方（布尔值 true）、贷方（布尔值 false）和金额（双精度）。安保需要进出时间、携带物品和生物识别数据。
为了引入一种灵活的、可进一步扩展的协作数据模型，SharePoint 引入了列表和内容类型。下面是列表数据可视化后的图示。通过这种方法，您可以根据需要添加更多字段和内容类型。
组织列表中数据的最佳之处在于我们所拥有的灵活性和可扩展性。列表类型的方法带来的一些灵活性如下：
列表的不同视图
例如，员工列表可以按员工或按日期查看。
从外部列表存储创建内容
您可以采用 Excel 并指示 SharePoint 创建该类型的列表。
SharePoint 目前提供了哪些现成的列表类型？
大约有十三种不同的现成列表类型，下面列出了一些最常用的。
文档库
用于协作文档，支持版本控制、签入/签出和工作流。支持与 Microsoft Office 深度集成。
表单库
用于存储 XML 文档和表单，以便与 Microsoft Office InfoPath 一起使用。
Wiki 页面库
用于基于 Wiki 页面的协作网页，这些 Wiki 页面是动态生成和协作编辑的网页。
图片库
一种专门的文档库，增强了图片的使用。支持幻灯片放映、缩略图和通过 Microsoft Office Picture Manager 进行的简单编辑。
公告
用于共享及时新闻，支持过期功能。
联系人
一个用于跟踪人员和联系人信息的列表，支持与 Microsoft Office Outlook 和其他 WSS 兼容的联系人应用程序集成。
讨论
一个简单的列表，用于进行主题讨论，支持批准和管理讨论串。
链接
一个用于管理超链接的列表。
日历
一个用于跟踪即将到来的事件和截止日期的列表。支持与 Office Outlook 的集成和同步。
Tasks（任务）
一个基于活动的项列表，可以与工作流集成。
项目任务
一个增强的任务列表，支持甘特图渲染和与 Microsoft Office Project 集成。
问题跟踪
一个用于跟踪问题和解决方案的列表，支持优先级排序。
自定义列表
一个空的列表定义，可以添加自定义列进行扩展，或者使用 Microsoft Office Excel 电子表格创建。
之前的 SharePoint 快速入门常见问题解答
- 快速入门常见问题解答第 1 部分：11 个基本常见问题解答，每个新手都必须了解。这是基本的快速入门常见问题解答教程，讨论了 SharePoint、WSS、MOSS、站点/站点集合、虚拟路径提供程序，然后解释了 SitePages 和 Application pages。
- 快速入门常见问题解答第 2 部分：这是本系列的第二部分，解释了现有的功能、自定义页面、功能的部署/激活/停用以及更多内容。
- 快速入门常见问题解答第 3 部分：这是本系列的第三部分，解释了页面模板、页面实例、WSS 模型、安全模式处理以及自定义控件的部署。
- 快速入门常见问题解答第 4 部分：本系列完全是关于 Web 部件、Web 部件和 Web 部件。
- 快速入门常见问题解答第 6 部分：本系列完全是关于工作流、工作流和工作流。