如何将 Google 表单响应捕获到 Kintone 数据库中

• 引言
• 1. 准备 Google 表单
• 2. 准备 Kintone 应用
• 3. 创建 Google Apps Script 程序
• 4. 测试集成
• 5. 总结

引言

本文介绍了如何将 Google 表单回复捕获到 Kintone 数据库，而不是将它们捕获到电子表格中。

Google 表单允许最终用户轻松创建和发送问卷和活动邀请，并将结果存储到电子表格中。然而，将表单回复捕获到 Kintone 数据库（又称 Kintone 应用）中具有许多优势：

1. 可以设置回复的访问控制
   Kintone 允许最终用户对其应用中的数据设置精细的访问控制。例如，可以设置访问控制，以便只有人力资源部门的成员才能查看提交的电子邮件地址。

   

2. 可以为每个回复定义业务流程管理
   可以为 Kintone 应用中的每条记录设置工作流，这使得收到回复后需要采取的操作变得更加清晰。例如，在将 Google 表单回复接收到 Kintone 后，可以将该记录分配给设计团队成员，以处理与回复数据相关的创意设计。

   

3. 与团队成员的沟通变得简单
   Kintone 应用中的每条记录都具有发布评论的功能，供其他团队成员阅读。例如，在收到 Google 表单回复后，活动团队成员可以在记录中写评论，以联系可能与表单提交者有联系的销售团队成员。

   

在本文中，我们将通过以下 4 个步骤完成集成

1. 准备 Google 表单
2. 准备 Kintone 应用
3. 创建 Google Apps Script 程序
4. 测试集成

1. 准备 Google 表单

本节介绍如何使用 Google 表单构建活动邀请表单的步骤。

步骤 1

此步骤需要一个 Google 帐户。
登录您的 Google 帐户，从 Google 应用图标中选择 Google 表单（或直接从https://docs.google.com/forms/登录），然后创建一个新的空白表单。
 

第二步

输入表单的标题和描述。

步骤 3

单击“设置”图标，勾选“收集电子邮件地址”，取消勾选“需要登录”下的所有复选框，然后保存更改。

步骤 4

通过单击“添加问题”图标并选择问题类型（例如“多项选择”）来设置活动邀请表单的内容。在问题字段中输入您的问题，然后输入回复选项。

如果问题是必填项，请如下选择“必填”。

步骤 5

重复此过程，直到活动邀请表单完成。

例如，以下是示例活动邀请表单中使用的表单详细信息

问题类型	提问	选项
多项选择	您想参加此活动吗？	是 否 可能
简答	参与者人数
长答	请填写参与者的姓名

Google 表单将保存您所做的每一个更改。完成表单后，继续下一步——准备 Kintone 应用。

2. 准备 Kintone 应用

本节介绍如何在您的 Kintone 环境中设置 Kintone 应用实例，该实例将捕获 Google 表单回复。如果您没有 Kintone 环境，可以通过加入Kintone 开发者计划申请一年的免费 Kintone 开发者许可证。

步骤 1

登录您的 Kintone 环境，导航到门户并在“应用”小部件中单击 [+] 按钮创建新的 Kintone 应用。选择“从头开始创建应用”，并使用与 Google 表单中类似的字段设置 Kintone 表单。

作为参考，这是本文中使用的 Kintone 应用表单布局和设置。

字段类型	字段名	字段代码	其他设置
链接	电子邮件	电子邮件	类型：电子邮件地址
单选按钮	您想参加此活动吗？	参加	选项 是 否 可能
数字	参与者人数	参与者人数	-
文本区	参与者姓名	参与者姓名	-

在表单中布置好字段后，单击“保存”。

第二步

单击“应用设置”选项卡，然后单击“API 令牌”。

为应用生成一个新的 API 令牌，勾选“添加记录”复选框，然后保存设置。

单击“更新应用”以应用对您的应用所做的更新

3. 创建 Google Apps Script 程序

本节介绍如何设置 Google Apps Script 程序，以便在 Google 表单提交后运行，从而将回复记录到 Kintone 应用中。

步骤 1

重新打开上一步中创建的 Google 表单，然后从“其他”菜单中单击“脚本编辑器”。
 

输入项目名称和文件名。
 

第二步

在本文中，我们将使用以下库：https://github.com/Arahabica/KintoneManager

从上面的链接复制项目密钥。在 Google 表单上，选择“资源”，然后选择“库”。
 

将项目密钥粘贴到“添加库”字段中。单击“添加”以添加库，选择最新版本，然后保存设置。

步骤 3

将以下代码复制到您的 Google Apps Script 中。
代码中列出的字符串“Email”、“attend”、“number_of_participants”和“names_of_participants”是指 Kintone 应用中字段的字段代码。请确保这些字符串与您应用表单中字段的字段代码匹配。

更新代码，使“subdomain”、“appid”和“token”键的值与您的 Kintone 环境和 Kintone 应用相对应（通过浏览器导航到应用以在 URL 中查找作为整数的应用 ID）。

function getFormResponse(e) {
    'use strict';
    var itemResponses = e.response.getItemResponses();
    var records = '[';
    
    records += Utilities.formatString('{"Email": { "value": "%s" }', e.response.getRespondentEmail());

    for (var i = 0; i < itemResponses.length; i++) {
        var itemResponse = itemResponses[i];

        switch (itemResponse.getItem().getTitle()) {
            case 'Would you like to participate in this event?':
                records += Utilities.formatString(',"attend" : { "value": "%s" }',
                    itemResponse.getResponse());
                break;
            case 'The number of participants':
                records += Utilities.formatString(',"number_of_participants" : { "value": "%s" }',
                    itemResponse.getResponse());
                break;
            case 'Please enter the names of the participants':
                records += Utilities.formatString(',"names_of_participants" : { "value": "%s" }',
                    itemResponse.getResponse());
                break;
        }
    }
    records += '}]';
    Logger.log('Response JSON is "%s"', records);
    return records;
}

function sendToKintone(e) {
    'use strict';
    Logger.log('Form submitted');
    var subdomain = '{subdomain}.kintone.com'; // change URL to your kintone domain 
    var apps = {
        YOUR_APPLICATION1: { appid: 1, name: 'Kintone Connect', token: 'xxxxxxxxx' }
    };
    var manager = new KintoneManager.KintoneManager(subdomain, apps);// Initialize library
    var str = getFormResponse(e);
    str = str.replace(/\n/g, "\\n").replace(/\r/g, "\\r").replace(/\t/g, "\\t");
    var records = JSON.parse(str);// Convert to JSON
    var response = manager.create('YOUR_APPLICATION1', records); //Create a record in kintone
    // Status code 200 will return for successful requests
    var code = response.getResponseCode();
    Logger.log('Response code is "%s"', code);
}

完成后，保存您的代码。

代码解释：将数据发送到 Kintone

e.response.getItemResponses() 函数检索提交的表单数据

function getFormResponse(e) {
    var itemResponses = e.response.getItemResponses();
    // ***
    // ***
}

e.response.getRespondentEmail() 函数用于获取表单提交者的电子邮件地址，并创建 Kintone 的请求数据

var records = '[';
    
    records += Utilities.formatString('{"Email": { "value": "%s" }', e.response.getRespondentEmail());

    for (var i = 0; i < itemResponses.length; i++) {
        var itemResponse = itemResponses[i];

        switch (itemResponse.getItem().getTitle()) {
            case 'Would you like to participate in this event?':
                records += Utilities.formatString(',"attend" : { "value": "%s" }',
                    itemResponse.getResponse());
                break;
            case 'The number of participants':
                records += Utilities.formatString(',"number_of_participants" : { "value": "%s" }',
                    itemResponse.getResponse());
                break;
            case 'Please enter the names of the participants':
                records += Utilities.formatString(',"names_of_participants" : { "value": "%s" }',
                    itemResponse.getResponse());
                break;
        }
    }
records += '}]';

代码解释：将数据发送到 Kintone

上面创建的 Kintone 应用的信息设置如下：

function sendToKintone(e) {
    var subdomain = '{subdomain}.kintone.com'; // change URL to your kintone domain 
    var apps = {
        YOUR_APPLICATION1: { appid: 1, name: 'Kintone Connect', token: 'xxxxxxxxx' }
    };
    // ***
    // ***
}

导入的库被初始化，请求数据被格式化为 JSON，然后发送到 Kintone

var manager = new KintoneManagerUs(subdomain, apps);// Initialize library
var str = getFormResponse(e);
str = str.replace(/\n/g, "\\n").replace(/\r/g, "\\r").replace(/\t/g, "\\t");
var records = JSON.parse(str);// Convert to JSON
var response = manager.create('YOUR_APPLICATION1', records); //Create a record in kintone

如果响应代码为“200”，则数据发布到 Kintone 成功。

var code = response.getResponseCode();

步骤 4

从“编辑”菜单中选择“当前项目的触发器”，然后选择一个函数，以便在 Google 表单提交时运行。完成后单击“保存”。

Google Apps Script 的设置现已完成。

4. 测试集成

本节介绍如何测试新设置的集成。

单击您创建的 Google 表单右上角的“发送”按钮，填写“发送”表单，然后单击“发送”按钮。

收件人将收到 Google 表单的链接。

提交表单后，回复数据应添加到您的 Kintone 应用中。

5. 总结

使用 Google 表单，您可以轻松创建问卷和活动邀请表单，并通过电子邮件将其发送给收件人，或将其嵌入到您的公司网站上。通过在 Kintone 中管理回复，您可以利用 Kintone 的功能来设置访问控制、定义业务流程管理，并轻松地为每个回复留下供其他团队成员阅读的笔记。

有关如何使用 Kintone 数据库及其 API 的更多详细信息，请通过以下链接尝试 5 分钟的 Kintone API 教程。该教程还为您提供了一个免费的 Kintone 开发者环境。祝您使用愉快！