清晰沟通的艺术

引言

在我担任软件开发人员、项目经理和团队负责人的十五年漫长旅程中，我遇到了许多问题。在此过程中，我注意到许多问题仅仅是由于缺乏良好的沟通技巧而造成的，并且这些问题本可以轻易避免。我对此产生了浓厚的兴趣，阅读了多本关于沟通理论的书籍，甚至完成了一些证书课程。

最后，我终于有了一些空闲时间来撰写这篇简短而有限的文章，其目的是与您分享我的知识，并希望能稍微提高您的工作和私人生活的沟通质量。

我们开始吧！

什么是沟通？

沟通是我们每个人都会做的事情，但它到底意味着什么？它是将信息从一个人传递给另一个人的艺术，通常通过口头或书面形式。您是否曾想过谁负责确保沟通有效？是发送信息的人，还是接收信息的人？

人们普遍认为，如果有人不理解您说的话，那是他的错。但这是不正确的。发送者有责任发送清晰易懂的信息。发送者知道他正在与谁沟通以及沟通的内容。

为了澄清问题，让我们先从沟通的基础知识入手：受众、目的和限制。

目标读者

受众是您希望向其传达特定信息的人或群体。它是“您正在与谁沟通？”这个问题的答案。如果不清楚您的受众是谁，您的话语可能无法被正确理解。

真实案例

想象一下，当代码中的一个 bug 导致了需要尽快解决的严重生产问题时，您会对开发人员说什么，又会对
经理说什么？您可能不会与他们进行相同的对话。至少我希望如此。

与同事开发人员的典型对话可能是这样的：“嘿，在某个‘用例’中，‘类’中发生了一个‘异常’。我查看了代码，但无法找出确切问题，您能帮忙看看吗”？

而与经理的对话则会完全不同，可能是这样的：“您好，我们正在解决问题，预计今天下午4点左右解决”。

受众软件开发人员需要与受众经理完全不同的信息。开发人员需要接收详细的技术信息来解决问题，而经理需要与客户沟通所需的信息。向这两个受众发送相同的信息会导致混乱和对情况的潜在误解。

受众类型

受众类型有很多种，但为了本文的简洁性，我将只涵盖以下几种

1. 普通受众
2. 经理和决策者
3. 专家

普通受众不擅长特定主题。他们通常只是为了娱乐而对某个主题感兴趣。向他们提供实用信息，使用轶事、例子等。重要的是不要包含太多细节。与普通受众就上述真实案例进行沟通时，会说：“嘿，出现了一个生产问题。我们正在解决，但在那之前，功能X无法使用”。这是提供实用信息，不含太多细节。

经理和决策者受众更详细地关注影响、成本和时间表。与其提供详细解释，不如向他们提供摘要报告和建议。如果需要细节，则将其作为附录提供。

专家受众在特定领域拥有丰富的专业知识。向他们提供额外信息和足够的细节。

目的

我发现许多会议由于缺乏明确的沟通目的定义而难以理解。在谈话中，我总是问自己：“我们想实现什么？”我们是在寻求解决方案，澄清当前情况，还是调查我们为何处于当前情况？如果没有清晰的沟通，这些方面之间的界限就会变得模糊，会议可能会变成一场令人困惑的讨论。

因此，建立明确的沟通目的至关重要。在同一个会议中混合不同的目的很常见，但重要的是在它们之间有明确的界限。通过这样做，会议将导致更有效的讨论。

目的是“我们想实现什么？”这个问题的答案。在沟通理论中，有四个基本目的

1. 说服
2. 阐述
3. 叙述
4. 描述

说服是说服他人感受、行动或思考方式与他们目前不同。它呈现了事情可能的样子。这通常用于为特定问题提出解决方案。解决方案必须清晰易懂地呈现给受众。

阐述是在可能的情况下呈现客观事实，不带主观细节。这种形式用于呈现您与受众之间的知识差距（会议纪要、技术演示等）。例如，如果您想展示两个框架之间的区别，您通常会展示每个框架的优点和缺点。重要的是信息组织良好（例如，优缺点表格）。

叙述是呈现导致当前状态的事件的时间顺序。重要的是只包含所需的细节，并说明事件是如何按时间发生的。典型的用法是解释一系列事件如何导致错过最后期限。

描述是呈现事物外观的详细图景。您应该包含所需的细节，并向受众呈现大局。这种形式最典型的用途是产品文档。

真实案例

项目落后于计划。经理们与业务分析师和首席开发人员组织会议，讨论下一步该怎么做。当沟通不清晰时，事情可能会变得有点混乱。开发人员可能想集思广益寻找解决方案，业务分析师可能想清楚了解功能当前状态，而经理们可能正在关注时间表以及未来如何避免同样的问题。有些参与者将完全迷失在对话中。

更好的方法是建立议程和明确的沟通规则。第一步是使用描述目的来清晰描绘当前状态。如果了解导致当前状态的一系列事件很重要，则使用叙述目的。通常，下一步是使用说服目的提出解决方案建议。希望有不止一个解决方案，这些解决方案应该使用阐述目的进行沟通。

约束

限制 simply 是沟通中的局限性。我将只谈论最明显的一个——时间。会议安排得非常紧凑的情况太常见了。这导致注意力集中度和专注度大大降低，特别是因为参与者可能还有其他会议或任务排队。我相信我们很多人都能体会到，当会议，尤其是午餐前的那场，比预期时间长时，那种沮丧感。是的，饥饿的人们通常会同意一切，只是为了尽快结束会议去吃午饭。

倾听的力量

有效的沟通不仅仅是说话。它还关乎成为一个优秀的倾听者。此外，不打断说话者地倾听不仅是表示尊重，还能获取新信息。我经常看到聪明有学识的人被吵闹的人压制。一个允许由喧闹的人而不是有知识的人领导的公司很快就会陷入困境。

当您倾听时，您将理解人们，并且能够读懂言外之意。此外，您还将了解您最亲密的同事的沟通模式。我有幸与一位优秀的开发人员合作，他倾向于低估完成任务所需的时间。他总是说已经完成了80%，并承诺第二天早上完成。实际上，他通常会错过这些最后期限。他的80%通常更像是50%到60%。我因为项目计划延迟而感到压力，他因为任务未完成而感到压力。对我来说，压力是应该以某种方式避免的问题的明确指标。

我尝试了几个月来改变他，但最终，我意识到他始终提供有价值的信息。这只是一个正确解读的问题。在意识到这一点之后，我得到了调整项目计划所需的信息，并减轻了我和我同事的压力。是的，我是一个执着的人，我没有放弃他的沟通模式。我不断纠正和建议他，一段时间后，他开始提供正确的信息。今天，他是一位成功的项目负责人，我为能成为他旅程的一部分而感到自豪。

历史

• 2023年8月6日：初始版本