协作工具在 SharePoint 中的作用

创造竞争优势

提高生产力本身就是所有规模、所有行业和所有地区的公司的首要业务目标之一。它与公司提高盈利能力的能力直接相关，并对其重要性产生复合效应。推动生产力提升举措的最具成本效益的方法之一是提高整个企业的协作水平，包括员工内部协作，以及通过使用标准化工具集在员工、合作伙伴和客户之间进行协作。

在每个不断发展和多元化的企业中，知识和专业知识的孤岛是固有的，并且会迅速成为效率和成本的负担。可以通过引入配备内置或附加协作功能的知识管理工具来克服这些问题。SharePoint 正在信息管理领域占据主导地位，协作型插件也必将随之而来。本白皮书探讨了建立有效的 SharePoint 协作的一些关键要素和优势。

通过协作控制成本

在整个组织中控制成本是在 SharePoint 中实施协作的关键原因。支持企业内文档共享的经济成本可能令人望而却步，尤其是在需要为特定文件格式的程序（如 AutoCAD）购买额外的个人用户许可证时。此外，必须考虑的一个软成本是，当员工必须在文档管理门户和这些独立应用程序之间切换以查看文档时，生产力会滞后。使用 SharePoint 实时实现协作可以提高端到端工作流程的整体速度，因为所有团队成员都可以访问必要的文档，包括每个文档的所有版本。来回发送文档版本电子邮件存在许多缺点——不仅浪费了回复之间的时间，而且还可能同时创建多个不同的版本，并且需要手动合并。

一个集成了协作功能的集成查看平台（包括注释）以及 SharePoint 的用户跟踪功能，通过允许员工在嵌入式浏览器窗口中打开任何文档类型、应用标记并保存新版本来节省时间和成本。员工不再需要客户端许可证来支持文件格式，或使用电子邮件共享信息。事实上，他们甚至不需要最小化或离开 SharePoint 网站即可完成工作。

协作与创新

风险投资公司 Kleiner Perkins Caulfield & Byers 的顾问 Eric Reis 表示，奉行“以客户为中心、快速迭代”的公司，也就是说，能够通过与“扩展型企业”（不仅包括员工，还包括客户和合作伙伴）的协作来推动创新的公司，将以市场领导者的形式实现投资回报。采用通用、易于共享的文件类型（如 PDF）标准化，使组织能够快速共享和扩展信息，而不管文档最初创建的文件格式是什么。部署与 SharePoint 集成的查看平台，该平台允许将任何文件类型转换为 PDF（按需或批量模式），使内部参与者能够与外部同行无缝协作，以推动产品改进，从而为组织带来竞争优势。

为了追求协作创新而与外部来源共享专有或非公开信息，往往是一个引起些许犹豫的提议。知识产权的丢失、机密策略在市场上的暴露，甚至由于不谨慎的信息传输给第三方而引起的诉讼，都是真实存在的因素。虽然信息共享日益成为实现竞争优势的关键因素，但相同的数据必须受到合理保护。一个包含用户级别和文档级别的数字版权管理 (DRM) 的平台，并结合可以“烧入” redactions 的能力，从而防止外部用户选择或以其他方式揭示底层文本，确保在处理文档（包括敏感数据和/或知识产权）时的信息安全。DRM 防止最终用户打印、修改、下载或保存信息。通过在 redactions 的文档中添加 DRM 控制，组织可以精确控制内部数据哪些外部参与者可以看到，最重要的是可以看到哪些数据。

优化 SharePoint 使用

尽管已经制定了详细的计划来记录和执行组织数字信息的逻辑、直观结构，但从最终用户的角度来看，许多 SharePoint 站点变得难以管理；导航困难，充斥着可能带来巨大价值但就是没人知道去哪儿找的“无家可归”的文档。集成的查看平台允许用户通过 SharePoint 的关键字搜索在整个站点中查找文档，然后预览和选择要处理的文档。嵌入式查看器允许用户在不离开站点的情况下，在浏览器窗口中打开这些文档。

SharePoint 的未来

想象一下，一个员工可以在不离开 SharePoint 站点、不下载专业软件、不费力搜索电子邮件或手动编译团队成员标记版本的情况下，协作处理文档和完成工作流程。很容易理解为什么拥有端到端文档管理和协作解决方案的组织可以将更多时间用于与扩展型企业合作以进行创新，而不是应对工具箱中的不足。将一个强大、功能齐全的查看平台（如上所述）与 SharePoint 集成，可以让你离实现回报更近一步——不仅是 SharePoint 基础设施投资的回报，还有员工、合作伙伴和客户投资的回报。

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关于作者

Prateek Kathpal 是 Adeptol 的创始人，Adeptol 是一家专注于开发成像应用程序的软件公司，该公司于 2011 年被 Accusoft 收购。他目前负责 Accusoft 的 查看产品 战略。Prateek 创立 Adeptol 的目的是创建一个企业级查看平台及相关 解决方案，以取代传统的客户端产品。在创立 Adeptol 之前，Prateek 在 EMC 内容管理部门担任过高级职务。Prateek 还曾在 EMC Documentum、NEC、Sapient、Cognizant、JPMorgan Chase 等类似组织工作过。他还创立了一家 SaaS 内容管理创业公司，该公司于 2008 年被一家中国公司收购。Prateek 拥有工程学士学位和市场营销 MBA 学位。

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